¿Qué es delegar? llᐈ Definición, Importancia ✔️ ¿Cuándo delegar?

Ya sea en política, en una asociación o en la vida empresarial cotidiana: un día todo el mundo llega a un punto en el que tiene que delegar. Pero, ¿qué es realmente delegar y cuándo hay que hacerlo? Este artículo le ofrece una visión general de la delegación y de las habilidades más importantes que debe tener para ello.

¿Qué es la delegación? 

Delegar significa transferir responsabilidades y trabajo a otras personas o empresas. Es un método que se utiliza a menudo en las empresas para finalizar proyectos más rápidamente y completar tareas de forma más eficiente. La delegación otorga al receptor la autoridad para tomar decisiones en nombre del responsable que delega.

Esto puede ocurrir a varios niveles: Por ejemplo, un jefe de departamento puede dar a su empleado más control dentro del departamento o un directivo puede dar a un jefe de departamento más control sobre las tareas departamentales. Al utilizar la delegación, se puede aumentar la productividad de las empresas y, al mismo tiempo, aliviar a los directivos.

¿Por qué es importante delegar?

Delegar es una habilidad importante que todo buen jefe debe poseer. ¿Por qué? Bueno, para abreviar: Delegar es importante porque libera al jefe de la carga de tener que hacerlo todo él mismo. Imagina que eres el jefe de una empresa y tienes que hacer muchas tareas cada día. Por supuesto, siempre se le ocurren cosas que hay que hacer. Pero, ¿qué hacer? Por supuesto, puede hacer estas tareas usted mismo.

Pero, ¿y si no tiene tiempo? ¿O si simplemente no eres la persona adecuada para realizar la tarea? En estas situaciones, delegar es la mejor solución.

¿Cómo delegar eficazmente? 

La delegación es una habilidad importante para los líderes. Significa delegar responsabilidades en su equipo y delegar tareas en personas que puedan llevarlas a cabo con éxito. Aplicando un proceso de delegación eficaz, puedes agilizar el flujo de trabajo y aumentar la productividad.

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He aquí seis factores importantes que hay que tener en cuenta a la hora de delegar:

Dar instrucciones claras

Cuando delegues algo, debes dejar claro a los demás lo que se espera de ellos. Dales toda la información necesaria sobre el alcance y la finalidad de la tarea y los resultados esperados. Asegúrate de que comprenden el resultado y de que han respondido a cualquier pregunta.

Asignar las tareas adecuadas

Comprueba las aptitudes y la experiencia del equipo y asígnale la tarea adecuada. Si es posible, dé a cada miembro del equipo varias áreas de tareas para elegir o déjele decidir por sí mismo qué tarea es la más adecuada. Esto ayuda al miembro del equipo en el proceso de aprendizaje y también refuerza la relación de confianza entre ambos.

Momento adecuado

Establezca un plazo realista en el que deba completarse la tarea. No dé por sentado que los miembros de su equipo pueden hacerlo todo en el menor tiempo posible; en lugar de eso, pídales actualizaciones periódicas sobre el progreso de la finalización de la tarea. Así también mantendrás tu plan al día y no habrá retrasos en el flujo de trabajo.

Evaluación del equipo

Revise y evalúe periódicamente los progresos del equipo en la realización de tareas o proyectos. Dedique tiempo directamente a cada miembro del equipo e intente averiguar si necesita apoyo o no: esto ayuda a trabajar de forma más eficiente.

Dar feedback

Ofrezca a su equipo comentarios periódicos, críticas constructivas tanto positivas como negativas, para asegurarse de que saben exactamente qué ha ido bien y qué se puede mejorar. Este paso es especialmente importante, ya que no solo permite resolver los errores antes y de forma más eficaz, sino que también establece un marco positivo para un entorno de trabajo productivo.

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Sistema de recompensas

Utilice un sistema de recompensas para motivar a su equipo. Puede ser en forma de aumentos salariales, primas o permisos especiales. Es importante que las recompensas estén vinculadas al rendimiento del equipo y no se repartan sin más. De este modo, el equipo se sentirá realmente reconocido y motivado. 

¿Cuándo delegar?

Tanto si diriges una empresa como si gestionas un equipo, delegar es una habilidad importante. Pero ¿cuándo es el momento adecuado para compartir responsabilidades?

He aquí algunas cosas a tener en cuenta:

Cuando esté abrumado

Todo el mundo sólo tiene 24 horas al día y a veces eso no basta para hacerlo todo. Si ves que te falta el tiempo necesario para hacer todas las tareas tú mismo, debes delegar. Es mejor poner a otra persona al mando que hacer mal tu trabajo.

Si quieres aprender algo nuevo

Por ejemplo, si estás en un puesto nuevo y quieres aprender un poco más sobre la empresa, puedes delegar ciertas tareas en otra persona y pedirle que te envíe informes periódicos. Así conocerás mejor los procesos sin implicarte directamente.

Cuando su equipo crece

A medida que el equipo crece, resulta cada vez más difícil mantener todas las tareas bajo control y, al mismo tiempo, mantener alta la motivación del equipo. En tales situaciones, tiene mucho sentido delegar tareas en personal cualificado.

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Si necesita más tiempo para la toma de decisiones estratégicas o la planificación

Como líder, a menudo hay que pensar estratégicamente y tomar decisiones -lo que puede llevar mucho tiempo-, pero al mismo tiempo no hay que descuidar las tareas operativas. Y aquí es donde entra en juego la delegación: Al delegar áreas de tareas rutinarias en empleados cualificados, puede liberar más tiempo para cuestiones estratégicas y crear así procesos de trabajo eficaces sin perder la visión de conjunto ni renunciar al control. 

¿Qué competencias se requieren para delegar? 

Delegar es una habilidad esencial que todo líder debe tener. Es una habilidad crítica que muchos líderes necesitan aprender cuidadosamente para ser eficaces. Si eres capaz de delegar tareas, puedes hacer que tu trabajo sea más eficaz y productivo. Pero para ello, necesita tener ciertas competencias que le permitan delegar con eficacia.

He aquí algunas competencias importantes necesarias para delegar con éxito:

Fomento de la confianza

Un requisito básico para la delegación es una relación de confianza mutua con los empleados. Cada empresa tiene unos requisitos diferentes para generar confianza y a usted, como líder, le corresponde entenderlos y tomar decisiones en consecuencia.

Comunicación

Otra habilidad importante a la hora de delegar es la capacidad de comunicar información de forma clara y concisa. Como líder, tienes que ser capaz de comunicar tus ideas y objetivos de forma que todo el mundo se sienta atendido y comprenda su papel en el proceso.

Capacidad de organización

Para delegar tareas con eficacia, debe ser capaz de establecer prioridades y asignar recursos para que todos los elementos de la tarea puedan completarse a tiempo. Como líder, esto requiere un alto nivel de capacidad organizativa.

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Capacidad de decisión

Para delegar con eficacia, hay que desarrollar la capacidad de tomar decisiones y aprender cuándo es apropiado ceder o retener el poder de decisión a otros. Para ello hay que ser capaz de reflexionar sobre el proceso de pensamiento y hacer juicios cuidadosos.

Competencia de liderazgo

Delegar también consiste en saber motivar a los demás y enseñarles a afrontar con éxito los retos y su área de responsabilidad. Para ser capaz de motivar a los empleados y gestionarlos adecuadamente, se necesitan sólidas dotes de liderazgo.

Conclusión: Delegar es una habilidad valiosa en la vida diaria de la empresa

La delegación es una habilidad valiosa en el día a día de la empresa y adquiere cada vez más importancia a medida que el equipo o la empresa crecen y los proyectos/procesos se hacen más complejos. Te permite, como líder, dedicar más tiempo a la planificación estratégica y la toma de decisiones sin renunciar al control, de modo que puedes crear operaciones más eficientes y, al mismo tiempo, adquirir más experiencia y hacer que tu gente siga avanzando.

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