Redacción comercial para principiantes (lo esencial), con ejemplos
La redacción comercial es un escrito profesional utilizado para transmitir un mensaje de forma comprensible y eficaz. Puede tratarse de un informe, un correo electrónico, una propuesta, un aviso, un discurso, un memorándum, una presentación de PowerPoint o un folleto, entre otros.
La redacción empresarial puede ser informativa, instructiva, transaccional o persuasiva. Como parte de una comunicación eficaz en el lugar de trabajo, debe ser competente y concisa. Esto significa que la gramática, la estructura de las frases y el uso del lenguaje deben ser correctos.
La capacidad de transmitir información de forma sucinta y precisa en un entorno empresarial es vital, sobre todo en esta época, en la que el público está muy ocupado. Los errores por descuido pueden hacer que los clientes cuestionen los productos o servicios que se ofrecen.
O puede dejar a empleados y asociados preguntándose en qué más ha sido negligente la organización.
Para inspirar a los clientes, invitar a los socios o animar a los trabajadores, hay varias formas de hacer que un mensaje destaque en la redacción empresarial.
1. Comprender al público
El lector ocupa un lugar central en la escritura comercial. Por eso, al anunciar un negocio, hay que centrarse en lo que necesita el cliente y no en lo que sabe el vendedor.
A menudo, un mensaje destinado a todo el mundo no gusta a nadie. Por eso es crucial conocer a los lectores, ya sean jóvenes, con estudios superiores, urbanos o de moda. Así es más fácil abordar sus asuntos más acuciantes.
Ejemplo: La empresa ABC anuncia servicios dirigidos a la Generación Z (zoomers), la generación hiperconectada. En primer lugar, ABC debe tener en cuenta que se trata de un público centrado en la tecnología y muy activo en las redes sociales. Saltan de una cosa a otra en un santiamén o realizan múltiples tareas a la vez. Cautivar a los zoomers puede requerir el doble de esfuerzo que a los millennials.
No hay necesidad de anuncios largos, ya que la Generación Z pierde fácilmente la concentración. Sin embargo, pueden absorber rápidamente contenidos sencillos y cautivadores en las historias de Instagram, TikTok y Snapchat.
Si ABC quiere utilizar el vídeo, debe mostrar el servicio en los primeros segundos; de lo contrario, la marca perderá interacciones sociales.
Otro aspecto clave de la audiencia son los rasgos demográficos. Son los atributos comunes de un público concreto. Por ejemplo, los hombres pueden ver las cosas de forma diferente a las mujeres.
Si una empresa está haciendo una presentación en PowerPoint sobre la carencia de hierro, las diapositivas incluirían más datos sobre las mejores fuentes de hierro durante el ciclo menstrual y el embarazo. Esta información no sería necesaria si el público fueran hombres.
La edad, la situación laboral y el nivel de estudios del público al que va dirigido el mensaje son muy importantes. Un público muy culto puede comprender el lenguaje académico, pero los estudiantes universitarios de primer año pueden necesitar terminologías simplificadas.
🧠 SABER MÁS:
La importancia de una gran capacidad de ...Reconocer que los individuos y las normas culturales son dinámicos mejora la comunicación intercultural. Es imprescindible ser consciente de las percepciones del público destinatario y practicar la imparcialidad.
Esto requiere una comunicación empresarial sin prejuicios y abierta, teniendo en cuenta que algunas ideas pueden ser fuertemente opuestas debido a las diferencias de valores y creencias.
2. Formato correcto
Los documentos tienen distintos formatos. Algunos elementos de formato útiles son:
- Títulos y subtítulos para separar categorías
- Párrafos breves
- Mucho espacio en blanco con listas numeradas y con viñetas
- Texto sangrado como subelemento del mensaje anterior
Cuando se trata de correos electrónicos y otras formas de comunicación en línea, los párrafos no deben superar las siete líneas. Las frases largas reducen la legibilidad y es probable que la mayoría de la gente se salte un bloque de texto enorme.
Los títulos y subtítulos ayudan a escanear la información con mayor eficacia. Por otro lado, los párrafos sangrados ayudan a enfatizar la jerarquía de la información.
Aunque las expresiones colgantes pueden añadir un elemento de diversión, es mejor evitarlas por completo en la redacción comercial. Muchas veces se cuelan al copiar y pegar documentos en viñetas.
Ejemplo: Ximena hizo un montón de fotos antes de volar de vuelta a España utilizando su cámara GoPro.
El lector podría preguntarse cómo una cámara GoPro puede servir de medio de transporte en el ejemplo anterior.
3. Afinar la claridad
Un error que cometen los responsables de comunicación es crear documentos hinchados. Cuantas menos palabras, mejor. La hinchazón se produce cuando se utilizan verbos descuidados. El primer paso para evitar este error es suprimir las palabras innecesarias.
Centrarse en los verbos de acción es la mejor forma de aumentar la claridad. Los lectores se aburren cuando un escrito contiene poca acción o verbos poco claros.
Un verbo debe desempeñar bien su papel sin abrumar al público con añadidos. Del mismo modo, una buena redacción empresarial no siempre necesita adverbios. Es mejor incorporar verbos potentes que no requieran modificadores.
Ejemplo: Alexander ama apasionadamente el estilo de vida urbano.
Una forma más contundente de esta frase sería: Alexander atesora el estilo de vida urbano.
🧠 SABER MÁS:
Cómo dejar de utilizar palabras de rell...Hace décadas, los escritores de negocios pensaban que las grandes palabras demostraban inteligencia. Pero lo cierto es que las palabras cortas y sencillas tienen más impacto. A menos que se empleen con sabiduría, las palabras de diez pueden sonar redundantes y exageradas. Son incómodas de leer y difíciles de entender.
Aquí tienes ejemplos de palabras de diez dólares y sus sinónimos.
- Magnánimo- amable
- Predilección - afición
- Feckless- incompetente
- Quimera-monstruo
- Cara-divertida
- Incongruente - retorcido
- Indiscriminadamente- innecesariamente
4. Estructura
La redacción empresarial debe cumplir su propósito original. Está bien anotar los pensamientos a medida que surgen, pero es más importante poner orden en la sucesión de ideas. El concepto debe ser claro.
"Si no puedes explicárselo a un niño de seis años, es que ni tú mismo lo entiendes". - Albert Einstein.
Una idea compleja con múltiples ángulos, peticiones y preguntas debe esbozarse antes de redactar el mensaje. Un esquema o borrador ahorra tiempo a la hora de aclarar puntos más adelante. Dicho esto, un buen escritor empresarial debe pensar desde la perspectiva del lector.
Esto ayuda a anticiparse a las preguntas del público. El contexto debe ser lo suficientemente bueno como para explicar lo que aparece en el texto. Si no es así, hay que rellenar todos los espacios en blanco.
Sin embargo, no hay por qué pasarse explicando conceptos. El objetivo es proporcionar suficiente información sin abrumar a los lectores con detalles triviales.
5. Tono de confianza
El tono seguro es tranquilo y tranquilizador. No utiliza demasiadas conjunciones, dejando al lector sin aliento. En cambio, un tono que se esfuerza por impresionar puede sonar desesperado y alejar al lector.
He aquí dos ejemplos: un tono desesperado frente a un tono confiado.
Ejemplo 1
Viajar con nosotros es la mejor decisión que puede tomar hoy en día, y puede estar tranquilo. Si reserva con nosotros, no tendrá que preocuparse por nada, y podrá continuar con su actividad diaria sabiendo que nosotros nos encargamos de sus planes de vacaciones.
Ejemplo 2
Viaje hoy mismo con nosotros de forma fácil y segura. Reserve con nosotros y déjenos hacer el resto por usted. Relájese sabiendo que su plan de vacaciones está en buenas manos.
Muchos empresarios tienen la tentación de escribir como hablan. Esto puede ser positivo, ya que mantiene un tono conversacional. Sin embargo, divagar en varias frases sin ir al grano puede hacer que un documento suene poco convincente.
A menudo, las frases preposicionales hacen innecesariamente prolija la correspondencia comercial. Las preposiciones deben utilizarse con prudencia para dar a la redacción la claridad que necesita. El uso de la voz activa elimina las frases preposicionales prescindibles, por ejemplo
🧠 SABER MÁS:
Habilidades de comunicación en la era d..."La casa fue construida por un famoso arquitecto sueco" podría reformularse como "Un famoso arquitecto sueco construyó la casa".
Otro consejo para evitar las preposiciones innecesarias es el uso de adverbios, p. ej,
"La herramienta funciona con vigor" podría acortarse a "La herramienta funciona con vigor".
6. Sin pelusa
El contenido de relleno no aporta ningún valor a una frase. Aunque parezca que las palabras de relleno añaden color, son el enemigo de los correos electrónicos o las descripciones de productos convincentes. Es posible ir al grano poniendo en práctica estos consejos:
- Reforzar la introducción
- Adjetivos y adverbios limitativos
- Evitar la jerga
- No decir lo obvio
- Mantenerse en el tema
- Edición y corrección de pruebas
Algunas palabras y frases carecen de valor en la redacción comercial: en realidad, absolutamente, completamente, más o menos, más o menos, realmente, sólo y literalmente.
Es difícil captar la atención de los lectores con jerga. El contenido debe sonar a humano. Los discursos en jerga son la forma más fácil de aburrir y confundir al lector. La información dirigida a la persona corriente fluye con naturalidad.
Los adjetivos son geniales, pero demasiados se convierten en palabras de relleno. Mucha gente tiende a abusar de las palabras "increíble" y "asombroso". Las palabras descriptivas pueden hacer que un artículo sea emocionante, pero los lectores podrían cuestionar la credibilidad de la empresa. Del mismo modo, los adverbios deben utilizarse con moderación.
Por último, la redacción empresarial no debe decir obviedades ni incluir tópicos. Por ejemplo, el director de un restaurante está redactando un comunicado de prensa sobre la gran inauguración. El documento puede incluir la hora y fecha exactas de la apertura, el local, la dirección web y el tipo de comida que se servirá. Pero no hay necesidad de escribir una sección sobre el tema "cómo hacer hamburguesas".
Si las afirmaciones hacen que los lectores pongan los ojos en blanco, es que hay un problema en la redacción. Aunque la mayoría de los clientes potenciales buscan conocimientos, no necesitan explicaciones repetitivas. El mensaje más eficaz está hiperdirigido al tema.
Última palabra
Cualquier escrito empresarial debe mantener en primer plano el interés del lector. La mayoría de la gente no tiene tiempo de recapitular mensajes largos, así que un documento formal debe ser cautivador en las primeras frases. El mayor reto es mantener la claridad.
Al intentar hacer una declaración lo más breve posible, es más fácil perder el significado original.
En última instancia, una buena redacción empresarial da a una empresa la credibilidad que merece. Una mala redacción presenta a una marca como menos cualificada que la competencia. Muy pocos clientes estarán dispuestos a pagar por los servicios si los anuncios contienen errores evidentes.
En palabras de Mark Twain, "conseguir la palabra adecuada en el lugar adecuado es un logro poco frecuente", pero se puede conseguir una buena redacción siempre que transmita lo que representa una marca.
🧠 SABER MÁS:
La importancia de la comunicación empre...Si quieres conocer otros artículos parecidos a Redacción comercial para principiantes (lo esencial), con ejemplos puedes visitar la categoría habilidades comunicativas.
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