Cómo escribir correos electrónicos profesionales, con ejemplos

El correo electrónico es una herramienta de comunicación gratuita y versátil. Los correos electrónicos de marketing bien redactados proporcionan un increíble ROI del 4.200%.

Nada se ha acercado a sustituir su importancia en los negocios. Ni siquiera el creciente uso de aplicaciones de mensajería y mensajes SMS. Esto se debe a que puedes adaptar el aspecto, la longitud y el énfasis de tu correo electrónico, y proporcionar archivos adjuntos de una manera que las opciones de comunicación alternativas no pueden replicar.

Sin embargo, el impresionante historial que tienen para lograr objetivos de marketing, comunicación y colaboración depende de que se escriban con cuidado y se programen estratégicamente. Para que los correos electrónicos de marketing sean eficaces, también es necesario que el asunto llame la atención y que se compruebe el contenido para asegurarse de que lo que se escribe no aumenta la tasa de rebote.

Digámoslo de otra manera. En 2021 se enviaron 319.600 millones de correos electrónicos. La media diaria ampliamente aceptada por oficinista es de 40 correos electrónicos enviados y 121 recibidos.

Para asegurarse de que los suyos se abren y se leen -y dan lugar a la acción deseada- debe saber cómo escribir correos electrónicos profesionales.

Importancia de la personalización

El poder de los correos electrónicos se debe en gran medida a que son una herramienta de comunicación personal. Hablas directamente con un cliente, un proveedor, un colega o un posible empleador, por ejemplo.

Por lo tanto, debe maximizar ese poder, no perderlo enviando lo que es claramente una comunicación masiva sin ningún tipo de individualización.

Si se trata de un cliente potencial frío o incluso caliente y está intentando conseguir una venta, una cita o alguna otra acción, la personalización de su correo electrónico aumentará su tasa de apertura en un 26%.

Un alegre "Querido" (con nombre y apellidos) contribuye en gran medida a que parezca una comunicación directa. Sin embargo, frases como "¿cómo estás?" o "espero que te encuentres bien" se han usado demasiado y pueden parecer poco sinceras, a menos que se trate de un amigo íntimo o un colega.

Uso de plataformas de distribución de correo electrónico

Este punto enlaza con el anterior.

Cuando necesite enviar el mismo correo electrónico a varias personas, existen excelentes proveedores de servicios de correo electrónico en línea que le ayudarán a conseguirlo. Empresas de distribución de correo electrónico de pago como Mailchimp, HubSpot y GetResponse.

Una de las ventajas que ofrecen es que puedes integrar tu base de datos de contactos y automatizar las comunicaciones por correo electrónico periódicas y a gran escala. Todo ello con una persona determinada en el primer campo.

Esto también mejorará las posibilidades de que su campaña de correo electrónico logre buenas tasas de apertura, ya que hacer un ejercicio similar desde su propio dispositivo a menudo hace saltar las alarmas de que está enviando spam a la gente.

Etiqueta CC y BCC

En el caso de los correos electrónicos de menor envergadura dirigidos a un grupo distinto de contactos, podría enviar una serie de versiones separadas cortadas y pegadas, para personalizar la apertura. Esto lleva mucho tiempo y es propenso a errores.

Por eso se inventaron los campos "copia oculta" (CC) y (CCO) en los correos electrónicos. Es increíble la cantidad de gente que no conoce la diferencia o cree que es aceptable poner CC a mucha gente en su correo electrónico.

Redacción comercial para principiantes ...

Cuando utilizas CC para un correo electrónico, todos reciben la misma versión y pueden ver claramente quién más recibió ese mensaje. Eso está bien si tu intención era mostrar a un equipo de proyecto o departamento que todos recibieron información al mismo tiempo.

Sin embargo, hay ocasiones en las que poner a mucha gente en tu campo CC hace que los destinatarios sientan que esto es impersonal y que vulnera su privacidad. Puede que no quieran que otras personas vean su dirección de correo electrónico en tu campo CC.

Esto nos lleva al CCO. Con esta opción, todas las direcciones de correo electrónico reciben la misma versión del mensaje, pero no pueden ver quién más lo ha recibido.

El momento oportuno lo es todo

Para ser un comunicador eficaz, hay que saber ver las cosas desde el punto de vista del público al que te diriges. Qué es lo que quieren oír y qué es lo que les va a "apretar las clavijas" para que obtengas la respuesta que necesitas?

Para que un correo electrónico tenga éxito, hay que pensar en un buen momento para enviarlo, desde el punto de vista del destinatario. El ejemplo obvio es enviar un correo electrónico importante o largo a última hora de la tarde del viernes. ¿Cuántos de ellos se leerán correctamente? ¿O se quedará en la bandeja de entrada, rodeado de otros correos de fin de semana y basura?

La plataforma de correo electrónico automatizado Sendinblue realizó una investigación y descubrió que la mejor hora para enviar correos electrónicos empresariales es a las 10 de la mañana y entre las 3 y las 4 de la tarde.

Además, en lo que respecta a los plazos, enviar un correo electrónico estratégico justo antes de una reunión o justo después tiene sentido. Enviar un correo electrónico de venta cruzada poco después de una compra es una buena decisión. Es fundamental avisar a los compañeros de eventos, cambios o acciones importantes.

Bombardear a alguien con montones de correos electrónicos -especialmente de marketing- siempre resulta muy desagradable.

Añadir el tono y otras señales no verbales

A veces se denomina "lenguaje corporal digital". Es lo que dices en un correo electrónico, sin usar palabras.

Incluso el acierto de enviar un correo electrónico puede ser una señal no verbal. Por ejemplo, si eliges esta comunicación en lugar de hablar directamente con alguien sobre un tema delicado, puede parecer bastante fría y clínica. Si lo utilizas para respaldar esa importante comunicación en persona, estás proporcionando información y apoyo adicionales.

Además, ¿es realmente necesario un correo electrónico? ¿Una llamada telefónica rápida, una videollamada o un mensaje de aplicación transmitirían la información de forma más rápida e inmediata, y darían a la persona la oportunidad de responder mejor?

Los correos electrónicos pueden alargar la toma de decisiones y los comentarios, aunque esto puede ser importante si necesita dar a la gente suficientes detalles para ayudarles a tomar una decisión con conocimiento de causa.

También son una forma importante de aclarar y crear una conexión con la gente. Algo que los mensajes cortos en SMS o apps, y las llamadas telefónicas, no consiguen replicar.

Por ejemplo: ¿Cuál de estos es más constructivo y tranquilizador?

1. Mensaje SMS: "Llamada urgente del equipo Zoom mañana a las 9 de la mañana. Asistencia obligatoria".
2. Correo electrónico: "Hola. Necesito que todo el mundo libere tiempo para una llamada Zoom mañana a las 9 de la mañana. No es nada dramático, pero tenemos que tomar algunas decisiones urgentes sobre el proyecto. Como preparación para la reunión, tened en cuenta lo siguiente, etc."

Dar el tono adecuado

Rara vez, o nunca, es un buen momento para utilizar un lenguaje demasiado familiar, coloquial o jerga en los correos electrónicos. Tampoco es el lugar adecuado para el lenguaje de texto o incluso para las bromas de oficina.

La importancia de una gran capacidad de ...

Las comunicaciones electrónicas que contienen cosas que no quieres que otras personas vean tienen la desagradable costumbre de resurgir en algún momento. Por eso no es recomendable incluir información sensible o comentarios personales.

Sin embargo, puede variar el tono de su correo electrónico y utilizar técnicas avanzadas de contenido para aumentar la atención, la respuesta y el grado de memorización de sus palabras. Así como para transmitir calidez o empatía.

Esto puede incluir el uso de conectores comunes, como gracias, lamento oírlo, me encantaría conocer su opinión, ayúdeme a entender, sus opiniones importan, etc. El uso de las palabras "usted" y "nosotros" puede ser importante.

Además, utilice un lenguaje positivo, claro y tranquilo.

¿Cuál es el mejor?

1. "Lo que hiciste estuvo mal y no debe volver a ocurrir.
2. "Trabajemos juntos para encontrar un camino constructivo que nos ayude a ambos".

Y

1. "Tenemos que hablar", que suena dramático y acusador.
2. "Tenemos que quedar para charlar", que suena más suave y cariñoso.

Si utiliza abreviaturas en los correos electrónicos, asegúrese de que todos los destinatarios las entienden. Algunos equipos de proyecto incluso desarrollan su propia taquigrafía para que los correos electrónicos sean concisos e impactantes.

Nunca utilices mayúsculas, porque parece que estás GRITANDO.

Por último, el "lenguaje corporal digital" puede implicar el uso estratégico de los signos de puntuación. Los signos de exclamación y las preguntas (con signos de interrogación) pueden transmitir emociones, como entusiasmo e interés.

Ahora es habitual utilizar varios signos de puntuación para comunicarse. Por ejemplo, un signo de interrogación es una pregunta amistosa, dos juntos sugieren confusión y más de dos pueden implicar una pregunta airada. De verdad?????

Lo mismo ocurre con los puntos y aparte. Uno termina una frase, mientras que varios pueden implicar un punto final abierto.......

También hay veces en que los emojis adecuados funcionan bien en los correos electrónicos para aligerar el ambiente. El texto en negrita y subrayado puede transmitir importancia, además de romper bien el mensaje.

Crear encabezamientos de correo electrónico eficaces

Una línea de asunto concisa y bien redactada puede desempeñar un papel importante en las tasas de apertura y las respuestas a los correos electrónicos.

A la hora de escribir el asunto de un correo electrónico, hay que tener en cuenta algunos aspectos (y ejemplos):

• Sea breve y positivo: "Razones por las que se beneficiaría de mi experiencia".
• Evite palabras y frases que activen los filtros de spam "Su oferta gratuita para hoy".
• Evite los números, ya que activan los filtros de spam "La cuestión del millón de libras y 7 formas de avanzar".
• Personalícelo "Información importante para directores financieros ocupados como usted".
• Utiliza la información empresarial "Más buenas noticias tras tu premio".
• Utilice un gancho de actualidad o un indicador de contenido "Productos para gestionar esta ola de calor".
• Haga preguntas intrigantes. "¿Está preparado para el pico de ventas que se avecina?".
• Muestre el valor del correo electrónico. "Ayuda para preparar la Navidad".

La clave son siempre palabras concisas, positivas y significativas.

Cómo dejar de utilizar palabras de rell...

Contenido del correo electrónico fácil de leer y atractivo

Son muchas cosas a tener en cuenta a la hora de crear un correo electrónico comercial sólido, incluso antes de llegar al cuerpo principal del mensaje.

Algunos de los mejores consejos para un contenido de correo electrónico eficaz son:

• Compruebe si hay palabras que aumenten la tasa de rebote. Los filtros de spam son sensibles a palabras como Venta, Liquidación, Actuar ahora, Bono en efectivo, Oferta gratuita, Ganar dinero y Sin trampa, por ejemplo.
• Vaya directo al grano: sin introducciones prolijas ni floridas introducciones.
• Dígales por qué deberían seguir leyendo: intente responder a la pregunta tácita pero universal: "¿Qué gano yo con esto?". ¿Qué valor tiene responder a su correo electrónico?
• Mostrar interés por su negocio o por sus problemas y necesidades personales.
• Proporcione puntos sucintos, basados en la información que es necesario conocer.
• Indique dónde se puede encontrar información adicional, como la dirección de su sitio web.
• Termine con una llamada a la acción convincente.
• Corrige con cuidado y no confíes en los correctores ortográficos para detectar errores.

Diles también lo que contienen los archivos adjuntos, para que se sientan seguros y valiosos al abrirlos. Reduce también al mínimo los archivos adjuntos.

Compare estas dos aperturas de correo electrónico para ver cuál tiene más probabilidades de ser leída.

Estimado Sr./Sra.

Le escribo para presentarle los servicios de J Smith & Son Tailors, una empresa establecida en York desde 1914.

Hemos recorrido un largo camino desde entonces y, al compartir nuestra historia con ustedes, espero mostrarles cómo podemos ser útiles a su empresa. Durante mucho tiempo hemos......

Estimado Sr. Fred McGiver

Su empresa exige mucho de los uniformes de su personal, y en eso podemos ayudarle.

Nuestros departamentos de ropa de caballero y, más recientemente, de costura femenina se han convertido en un proveedor muy recomendado de ropa de trabajo a medida. Especialmente cuando la calidad de la ropa de trabajo es importante para su marca.

Para conocer la historia completa de J Smith & Son Tailors, siga este enlace a nuestro sitio web.

Finales y CTA fuertes

La forma de terminar el mensaje es casi tan importante como el párrafo inicial, incluida una llamada a la acción imperdible.

¿Cuál de ellas funciona mejor?

1. Dicho esto, le dejo que siga con su día. Gracias por su atención y espero tener noticias suyas pronto por teléfono o a través de nuestra página web.
2. Si no tengo noticias suyas en los próximos días, le llamaré para darle más detalles. Mientras tanto, mi número es 54321 o visite el formulario de consulta rápida en nuestro sitio web.

Terminar un correo electrónico con una nota positiva y cálida es el equivalente digital de un apretón de manos. En muchas situaciones, un cordial saludo (y su nombre) es mejor que los más formales "atentamente" o "atentamente".

¿Necesita saber más sobre comunicación eficaz? Navegue por nuestra web o llámenos.

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