La importancia de la comunicación empresarial

Preguntarse "¿son importantes las comunicaciones para las empresas?" es un poco como preguntarse hasta qué punto es vital aumentar las ventas.

Las buenas comunicaciones son cruciales, sobre todo porque crean esas ventas vitales. Lo que se dice, a quién se dice y con qué medios, es fundamental para dirigir una empresa.

Sin embargo, no deje de leer, pensando que ya hace mucho "comunicando" como una organización. El título de este artículo debería ser, en realidad, la importancia de una comunicación empresarial EFICAZ.

Por ejemplo, ¿cuándo es demasiado o por qué no le escucha su público objetivo?

Gestión de la información

"Una visión sin estrategia sigue siendo una ilusión". - Lee Bolman.

La industria y el comercio modernos disponen de una gran cantidad de información. Lo que puede escasear es la gestión de la información.

Y no sólo en términos de cómo las organizaciones recopilan y utilizan los datos. La gestión de la información también está relacionada con la forma en que su empresa informa, influye, persuade y activa a las personas a través de la palabra escrita o hablada.

El factor que falta suele ser una estrategia de comunicación. Una que gestione bien la información y que incorpore los pasos necesarios para reforzar constantemente las habilidades comunicativas de los directivos y otros miembros clave del equipo.

La mayoría de las empresas tienen un Plan de Empresa, junto con muchos otros tipos de documentos que establecen tanto los objetivos como las tácticas para alcanzarlos. Incluyen formas de medir los avances en relación con los objetivos de cada plan.

¿Pero cuántas empresas tienen un Plan de Comunicación? ¿Con objetivos, estrategias y formas de evaluar los resultados similares?

No estamos hablando de un Plan de Marketing, sino de la gestión de la información en un arco mucho más amplio.

Un estudio sugiere que hasta el 60% de las organizaciones carecen de planes de comunicación interna.

"Nuestras metas sólo pueden alcanzarse a través del vehículo de un plan, en el que debemos creer fervientemente y sobre el que debemos actuar con vigor". - Pablo Picasso.

Flujo de información multidireccional

Su estrategia de comunicación empresarial debe tener en cuenta qué información se transmite, pero también con quién se habla y cómo. Incluidos todos los públicos destinatarios, y los flujos direccionales de intercambio de información.

Olvídese de las comunicaciones bidireccionales, para tener éxito debe centrarse en -y planificar- cuatro vías por las que debe circular la información empresarial:

Habilidades de comunicación para direct...

• Hacia abajo
• Hacia arriba
• En
• Hacia el exterior

Esto último no se refiere sólo al marketing y las ventas. ¿Qué otros públicos objetivo tiene (como su cadena de suministro) y cómo puede ser estratégico y centrarse en sus comunicaciones con ellos?

A la hora de elaborar un plan claro y coherente para transmitir información en las cuatro direcciones, quizá la que más se descuida es la transversal. ¿Hasta qué punto facilita la comunicación entre equipos y muestra al personal cómo encajan en la organización y sus objetivos?

Puede ser muy enriquecedor. Por ejemplo, dar a tu equipo de almacén la oportunidad de charlar con tus vendedores puede ayudar a ambos a establecer objetivos y sistemas de trabajo más realistas.

Crear un calendario de comunicaciones empresariales puede automatizar parte del trabajo. Sin embargo, es necesario que sea personal, como explicaremos más adelante.

Tecnología y comunicación empresarial

En este artículo nos ocupamos más de la mecánica y la medición de una comunicación empresarial eficaz. Sin embargo, no podemos ignorar por completo las "herramientas" necesarias.

Esto puede ser tan básico como asegurarse de que todo el personal pertinente dispone de dispositivos actualizados y trabaja con software seguro y bien integrado. A continuación, se pone en marcha un servicio de asistencia técnica para mantenerlos conectados y sistemas para "comprobar" si los datos que se les envían se leen y comprenden.

El teléfono móvil es, con diferencia, el medio de comunicación preferido hoy en día. Sin embargo, no hay que dar por sentado que todo el mundo es igual de hábil con uno.

Además, no puedes dejar que las comunicaciones de la empresa empiecen a influir en la vida de la gente más allá de sus horas de trabajo. Que lleven el móvil encima a todas horas no significa que se pueda ignorar el equilibrio entre trabajo y hogar, que es tan crucial.

Medir los resultados de la comunicación empresarial

Hay que tener claros los objetivos de la estrategia de comunicación para poder medir el éxito. Resulta sorprendente la cantidad de organizaciones que creen que llevan a cabo una comunicación exhaustiva y eficaz con todos sus públicos objetivo, sin llegar a evaluarla.

Con esto no nos referimos a los recibos de lectura de los correos electrónicos o a las marcas en los documentos de su sistema de intranet. ¿Cuánto de lo que dice como empresa se entiende y obtiene la respuesta que pretendía?

A veces puede resultar un proceso incómodo. Preguntar a un grupo de personas: "¿Qué os ha parecido la presentación? Decidme qué pensáis y qué sentís" puede parecer una sesión de terapia. Descubrir que el boletín mensual del personal es ignorado (o el blanco de las bromas del lugar de trabajo) es desalentador.

Sin embargo, ¡al menos puede corregir el curso de sus comunicaciones para volver al buen camino! Dedicar tiempo a establecer los niveles de aprendizaje y respuesta emocional es una parte esencial de la comunicación empresarial eficaz.

Reforzar la visión y el compromiso corporativos

"La comunicación eficaz es un 20% lo que sabes y un 80% lo que sientes sobre lo que sabes". - Jim Rohn.

Profundizar en los niveles de comprensión y respuesta también puede implicar asegurarse de que los trabajadores están "emocionalmente" comprometidos con lo que usted dice como empresa. Se sienten motivados y apoyados, y respaldan plenamente su visión corporativa o los objetivos de su proyecto?

Su visión corporativa no debe ser sólo una declaración inteligente que resuma su marca. Debe ser un marco contextual para todo lo que haga como organización.

Cómo escribir correos electrónicos pro...

Todos sus públicos destinatarios deben recibir recordatorios periódicos de cómo encajan en esta visión y cómo contribuyen a sus objetivos empresariales a largo plazo. Preferiblemente, con muchas palabras de agradecimiento.

La otra cara de la moneda es dar instrucciones a tus compañeros o a tu equipo, sin contexto ni objetivo final. O pedir a los clientes paciencia o más pedidos, sin decirles lo importantes que son y los beneficios que les ofreces.

Empatía y compromiso

Siguiendo con el punto anterior, para tener éxito en la comunicación empresarial, hay que transmitir la información desde una posición de inteligencia emocional, adaptando gran parte de lo que se dice a un nivel personal.

Para captar la atención de cada tipo de público objetivo, debe parecer que les está hablando directamente a ellos. Y que te importa su respuesta a lo que dices.

¿Cuál suena como una organización interesada en su personal, y es probable que obtenga la respuesta más entusiasta?

1. "Tenemos que reducir el desperdicio de materiales, por lo que todos los operarios deben asistir a un curso de formación para actualizar sus conocimientos sobre maquinaria y gestión de residuos".
2. "Hemos organizado un útil curso de actualización de conocimientos sobre maquinaria y gestión de residuos para usted y sus compañeros. Es una forma estupenda de ayudarnos a reducir costes y mejorar los beneficios. Gracias de antemano por cualquier idea que puedas aportar también."

A continuación, pregunte a los participantes qué les ha resultado más útil y qué otras ideas se les ocurren para reducir costes. Esto demuestra respeto por el personal, le da información sobre si el curso se ha entendido y, además, le aporta nueva información empresarial que puede utilizar.

Utilización intencionada de distintos canales

Que existan tantas formas modernas de comunicarse no significa que debas utilizarlas todas, todo el tiempo.

Para establecer comunicaciones corporativas significativas y mensurables, es útil disponer de procesos. ¿Cuándo va a utilizar las llamadas telefónicas, las reuniones y las opciones de mensajería de las aplicaciones? Por lo general, cuando sea vital una mensajería personalizada o necesite transmitir información urgente.

¿Cuándo es necesario reforzar esa información con otra más detallada, como un correo electrónico de seguimiento?

Evidentemente, cuando hay que transmitir una cantidad importante de detalles o una serie de pasos a seguir, las comunicaciones escritas, como correos electrónicos e informes, son vitales.

No subestime nunca la importancia de las reuniones cara a cara, ya que pueden ser la mejor forma de utilizar el lenguaje corporal y la calidez en sus comunicaciones empresariales. También puede ser una forma estupenda de estimular una interacción más fluida entre las personas.

Para reforzar sus comunicaciones empresariales multidireccionales, debe centrarse especialmente en los procesos y actividades de colaboración. ¿En qué medida se comparte la información entre distintos equipos y personas, y entre los miembros de un proyecto o departamento?

¿Qué posibilidades hay de evaluar periódicamente la fluidez de esta información y su aprovechamiento?

Superar las barreras de la comunicación

Evaluar el éxito de las comunicaciones corporativas va de la mano de la adopción de las medidas necesarias para desmantelar los obstáculos y colmar las lagunas.

Por supuesto, esto debe conseguirse sin juzgar a nadie, si se ofrece una cultura corporativa que no culpe ni avergüence a nadie. La falta de comprensión debe verse como un déficit de comunicación, no como un reflejo de la inteligencia o el compromiso de alguien.

Redacción comercial para principiantes ...

Los déficits de comunicación pueden ser problemas del sistema que interrumpen la gestión y el flujo de la información.

Déficits de comunicación

• Silos departamentales
• Personal a distancia "fuera de onda
• Almacenamiento deficiente de la información digital y pérdida de tiempo buscándola
• Falta de claridad en la gestión jerárquica
• Oportunidades inadecuadas para la retroalimentación
• Sobrecarga de información (más sobre esto más adelante)

Obstáculos para una comunicación eficaz

• Jerarquía con actitudes arraigadas y falta de voluntad para cambiar (o incluso para escuchar).
• Los directivos sacrifican las tareas de comunicación en favor de la extinción de incendios
• Reticencia a admitir la falta de comprensión por miedo a represalias.
• Personal clave con escasa confianza o capacidad de comunicación

Leer más sobre Barreras para una comunicación eficaz en el lugar de trabajo.

Es posible que los sistemas y la redacción que utiliza en sus comunicaciones empresariales hagan que algunos empleados tengan dificultades para comprender el mensaje. Identificar estos déficits es tan importante como averiguar cuál de sus mensajes de marca y comunicaciones de marketing funciona mejor.

Si alguien no entiende bien lo que dices, ¡gritar lo mismo no va a obtener una respuesta diferente! Tienes que buscar nuevas formas de expresar tu mensaje empresarial o dar a tu público la oportunidad de hacer preguntas que les ayuden a desentrañar tu mensaje.

No todo el mundo aprende al mismo ritmo, y algunas personas necesitan recordatorios constantes y empáticos que les ayuden a poner en práctica la información.

Esfuerzo adicional para equipos remotos y comunicaciones de incorporación

La necesidad de evaluar y "refrescar" constantemente sus comunicaciones empresariales es especialmente cierta en el caso de los equipos remotos o híbridos. El contacto con cada persona debe ir acompañado de amplias oportunidades para abordar sus problemas y dudas de forma empática y positiva.

El trabajo a distancia puede aislar y dificultar que los equipos se sientan cohesionados y orientados a objetivos. Por ello, su organización debe tomar medidas significativas para superar este problema. Por ejemplo, ofreciendo a los trabajadores a distancia oportunidades de intercambio social y de creación de equipos espontáneos.

Además, una de las carencias de información más comunes se produce cuando alguien nuevo se incorpora a un equipo. La incorporación de nuevos miembros o la asimilación del nuevo personal a los proyectos son momentos en los que hay que ser especialmente preciso en las comunicaciones.

No sólo proporcionando una amplia cantidad de información, sino también ofreciendo abundantes oportunidades para hacer preguntas. Esto debería incluir "pruebas de fuego" amistosas y constructivas para evaluar la comprensión.

Demasiada comunicación.

Uno de los principales problemas de la comunicación empresarial es la sobrecarga de información. Esto nos remite al principio del artículo y a tu estrategia de gestión de la información.

Fundamentalmente, hay que determinar quién necesita saber qué. Esto podría significar variar el mensaje dando progresivamente menos detalles o antecedentes, según el público destinatario.

En realidad, se trata de un acto de equilibrio. Para empoderar y comprometer a los trabajadores, deben sentir que se les confía la información de la empresa y que sus opiniones cuentan. Eso nunca debería significar bombardearles con correos electrónicos -y documentos para leer en la intranet- o compartir información sensible en exceso.

Demasiada información es contraproducente. Los empleados empiezan a hacer caso omiso de sus mensajes y, de hecho, las comunicaciones empresariales resultan menos eficaces debido a la fatiga de las palabras habladas o escritas.

Resultados positivos y comunicación empresarial

Si todo esto le parece demasiado cuando se dirige una empresa ajetreada, merece la pena tener en cuenta algunas de las ventajas de una buena comunicación empresarial.

• Contar con un plan de comunicación empresarial garantiza que su mensaje sea coherente y llegue bien a todos los públicos destinatarios.
• Implicar, motivar y apoyar a sus trabajadores les proporciona satisfacción laboral, lo que a su vez mejora la productividad.
• Una plantilla que se siente iluminada y escuchada tiene más probabilidades de "hacer un esfuerzo adicional". Entre otras cosas, afrontan mejor los cambios y los retos.
• Su rotación de personal puede disminuir
• Contar con inteligencia empresarial a partir de comunicaciones ascendentes aumenta las probabilidades de encontrar problemas, eficiencias e innovaciones.
• La colaboración interna y el intercambio de conocimientos son más fluidos e intuitivos.
• Sus funciones de marketing y ventas tendrán más éxito
• Las relaciones en la cadena de suministro son más fiables y fructíferas

Por último, invertir en la creación y posterior medición de objetivos de comunicación empresarial permite encontrar mejoras. Incluidas formas de desarrollar nuevas habilidades de comunicación en directivos y líderes.

La importancia de una gran capacidad de ...

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